Caiet de sarcini - Servicii de management de proiect

Proiect: Realizare centrală fotovoltaică la nivelul autoconsumului de energie electrică pentru Mănăstirea Oașa, Județul Alba
Cod proiect: 319971
Finanțare: Fondul pentru Modernizare – Program Cheie 1
Beneficiar: Mănăstirea Oașa

1. Obiectul achiziției

Achiziția de servicii de management de proiect necesare implementării proiectului finanțat din Fondul pentru Modernizare, pe durata întregii perioade contractuale prevăzute în cererea de finanțare (24 luni).

Serviciile includ coordonare managerială, tehnică, financiară și de achiziții, astfel încât proiectul să fie implementat integral și conform cerințelor finanțatorului.

2. Temeiul și cadrul procedural

Achiziția se desfășoară conform:

• Îndrumarului metodologic FM, aprobat prin ordinul 1561/30.10.2024 pentru beneficiari privați (principii: transparență, tratament egal, nediscriminare, documentare completă; procedură competitivă pentru servicii ≥10.000 lei).

• Contractului de finanțare nr. 1349/14.11.2025 aferent proiectului FM 319971.

• Cererii de finanțare aprobate, care definește activitățile și rolul managerului de proiect.

3. Durata contractului

Durata prestării serviciilor este de 12 de luni de la semnarea contractului.
În cazul în care proiectul se finalizează mai devreme, prestatorul va furniza integral serviciile contractate, iar valoarea contractului rămâne neschimbată, aceasta fiind stabilită pentru pachetul de servicii și nu în funcție de durata efectivă.

4. Descrierea serviciilor solicitate

Prestatorul va furniza servicii complete necesare derulării proiectului, după cum urmează:

4.1. Management general al proiectului

• Planificarea și actualizarea calendarului activităților.

• Organizarea și conducerea ședințelor de coordonare.

• Monitorizarea progresului tehnic și financiar.

• Gestionarea comunicării interne și externe privind proiectul.

• Identificarea și monitorizarea riscurilor.

4.2. Managementul achizițiilor

Prestatorul va realiza integral activitățile necesare procedurilor de achiziție aferente proiectului:

• elaborarea notei privind valoarea estimată;

• redactarea caietelor de sarcini pentru fiecare achiziție;

• întocmirea și publicarea anunțurilor;

• gestionarea clarificărilor;

• analiza și evaluarea ofertelor, documentate în proces-verbal;

• redactarea proiectului de contract pentru achizițiile atribuite;

• asigurarea conformității cu îndrumarul FM privind beneficiarii privați.

Achizițiile principale:

• furnizare și montaj sistem fotovoltaic,

• servicii de publicitate,

• alte servicii conexe din bugetul aprobat.

4.3. Management financiar și raportare

• Pregătirea și transmiterea cererilor de rambursare.

• Verificarea eligibilității cheltuielilor.

• Monitorizarea bugetului și încadrarea în plafoanele aprobate.

• Întocmirea rapoartelor tehnico-financiare.

• Suport în relația cu auditorul proiectului.

4.4. Management tehnic (suport în implementare)

• Verificarea documentațiilor tehnice din partea furnizorilor (PIF, garanții, fișe tehnice).

• Monitorizarea execuției și participarea la recepțiile intermediare/finale.

• Întocmirea rapoartelor periodice de implementare tehnică.

5. Rezultate așteptate ale serviciilor

• Implementarea integrală a activităților proiectului.

• Atribuirea corectă și completă a tuturor achizițiilor.

• Depunerea la timp a cererilor de rambursare și aprobarea lor.

• Atingerea indicatorilor stabiliți în cererea de finanțare.

• Realizarea instalației fotovoltaice în parametrii tehnici aprobați.

• Predarea la final a unui dosar complet, arhivat conform cerințelor FM.

6. Condiții minime de calificare ale ofertantului

6.1. Experiență

Minimum un contract implementat în ultimii 3 ani privind managementul unui proiect cu finanțare nerambursabilă.

6.2. Resurse umane

Manager de proiect cu minimum 24 luni experiență în gestionarea proiectelor europene.

Expert financiar cu cel puțin 12 luni experiență în cereri de rambursare.

6.3. Capacitate operațională

Disponibilitate pentru întâlniri periodice fizice/online.

Capacitate de a prelua integral rolul de management în termen de 5 zile de la semnarea contractului.

7. Criteriul de atribuire

Achiziția se va atribui pe baza criteriului:

„Cel mai bun raport calitate-preț”

Propunere de pondere:

• 60% Componenta tehnică (metodologie, experiența echipei, calendar propus).

• 40% Prețul ofertei.

8. Valoarea estimată a achiziției

Conform bugetului aprobat în cererea de finanțare:

59.704,80 lei fără TVA

Ofertele care depășesc această valoare pot fi declarate neconforme.

9. Obligațiile prestatorului

• respectarea contractului de finanțare FM și a îndrumarului metodologic;

• furnizarea serviciilor conform graficului;

• păstrarea și arhivarea documentelor timp de minimum 10 ani;

• evitarea conflictelor de interese;

• asigurarea tuturor resurselor umane necesare.

10. Obligațiile beneficiarului

• transmiterea documentelor necesare prestării serviciilor;

• validarea calendarului de implementare;

• efectuarea plăților conform contractului comercial.

11. Documente rezultate din prestarea serviciilor

• calendar actualizat al activităților;

• note ale valorii estimate;

• caiete de sarcini pentru achiziții;

• anunțuri de procedură;

• procese-verbale de evaluare;

• rapoarte de progres;

• cereri de rambursare;

• cereri de prefinantare;

• arhiva finală a proiectului.

12. Documentele ce vor însoți oferta

• propunerea tehnică;

• propunerea financiară;

• CV-urile experților;

• lista contractelor similare;

• declarație privind evitarea conflictelor de interese;

• declarație de asumare a prestării serviciilor pe toată durata proiectului.

*** *** ***

OPERATOR ECONOMIC Formular nr. 6

...........................................

(denumirea/numele)

Achiziție servicii de management de proiect
Proiect: „Realizare centrală fotovoltaică la nivelul autoconsumului de energie electrică pentru Mănăstirea Oașa, județul Alba”
Cod proiect: 319971
Beneficiar: Mănăstirea Oașa
Finanțare: Fondul pentru Modernizare – Program-cheie 1

FIȘA DE DATE A ACHIZIȚIEI

1. Obiectul achiziției

Achiziția are ca obiect contractarea unui prestator specializat care să asigure servicii integrate de management de proiect, necesare pentru implementarea proiectului finanțat din Fondul pentru Modernizare, incluzând:

• coordonarea operațională, tehnică și administrativă;

• managementul procedurilor de achiziții derulate în proiect;

• asistență în relația cu Ministerul Energiei;

• monitorizarea execuției tehnice și financiare;

• pregătirea documentelor de raportare și a cererilor de rambursare;

• arhivarea documentelor conform cerințelor FM.

Serviciile trebuie furnizate cu respectarea strictă a Îndrumarului metodologic privind derularea achizițiilor de către beneficiarii privați ai Fondului pentru Modernizare.

2. Tipul procedurii

Achiziția se realizează prin procedură competitivă, conform capitolului privind pragurile valorice din Îndrumarul metodologic FM (serviciile cu valoare ≥ 10.000 lei se achiziționează prin procedură competitivă cu publicare de anunț și evaluare pe baza criteriilor stabilite).

3. Valoarea estimată a achiziției

Valoarea totală estimată a serviciilor:
59.704,80 lei fără TVA
Valoarea maximă admisă a ofertei nu poate depăși această sumă.

4. Durata contractului

Durata contractului este de 24 luni de la semnarea contractului, cu posibilitatea prestării accelerate a serviciilor.
În situația în care proiectul se finalizează mai devreme:

• prestatorul va furniza integral pachetul de servicii contractat,

• valoarea contractului rămâne neschimbată, întrucât remunerația este stabilită pentru ansamblul serviciilor, nu pentru durata prestării acestora.

5. Cerințe minime obligatorii ale prestatorului

A. Experiență profesională

1. Ofertantul trebuie să demonstreze cel puțin un contract finalizat sau în derulare având ca obiect management de proiect, audit tehnic/financiar, implementare sau consultanță în proiecte finanțate din fonduri nerambursabile (FM, PNRR, POR, POIM, AFM, PNDR etc.).

2. Experiența trebuie demonstrată prin documente justificative (recomandări, contracte, procese-verbale de recepție).

B. Resurse umane obligatorii

1. Manager de proiect

   • minim 24 luni experiență în coordonarea proiectelor finanțate din fonduri nerambursabile;

   • abilitatea de a gestiona procedurile de achiziție conform FM;

   • capacitatea de coordonare tehnică și financiară.

2. Expert financiar

   • minim 12 luni experiență în elaborarea și verificarea cererilor de rambursare;

   • cunoașterea OUG 66/2011, Legii 129/2019 și cerințelor de audit FM.

C. Capacitate de implementare

• disponibilitate pentru întâlniri periodice la Beneficiar;

• capacitate de mobilizare rapidă (max. 5 zile de la semnare);

• capacitate de lucru simultan pe componente tehnice, financiare și administrative.

6. Documente care trebuie depuse la ofertă

1. Formularul de ofertă completat și semnat

2. Propunerea tehnică detaliată, incluzând:

   • metodologia de lucru,

   • planificarea serviciilor,

   • modul de organizare a echipei,

   • gestionarea riscurilor.

3. Propunerea financiară, defalcată pe activități

4. CV-urile experților

5. Declarația privind conflictul de interese

6. Declarație pe propria răspundere privind respectarea legislației aplicabile FM

7. Declarația privind OUG 66/2011

8. Declarația privind beneficiarul real

9. Documente justificative privind experiența similară

7. Criteriul de atribuire

Cel mai bun raport calitate–preț

Structura punctajului:

A. Componenta tehnică – 60 puncte

1. Metodologia propusă: 25 pct

2. Detalierea activităților și calendarului: 15 pct

3. Calitatea echipei (experiență și relevanță): 20 pct

B. Componenta financiară – 40 puncte

Punctaj = (preț minim / preț ofertant) × 40

8. Modul de evaluare

Etapa I – verificarea conformității administrative

Verificarea existenței tuturor documentelor. Ofertele incomplete sunt respinse.

Etapa II – evaluarea tehnică

Aplicarea grilei de punctaj de mai sus.

Etapa III – evaluarea financiară

Aplicarea formulei de calcul.

Etapa IV – clasamentul final

Oferta cu punctaj total maxim este declarată câștigătoare.

Către: Mănăstirea Oașa Formular nr. 7

Subiect: Achiziția serviciilor de management de proiect – cod proiect 319971

FORMULAR DE OFERTĂ

Subsemnatul(a) ………………………………, reprezentant legal al ………………………………, declarăm că am analizat documentația de achiziție și ne angajăm să prestăm integral serviciile descrise în caietul de sarcini.

Valoarea totală ofertată:

……….. lei fără TVA
……….. lei cu TVA

Ne angajăm:

• să respectăm Îndrumarul metodologic FM;

• să punem la dispoziție experții propuși;

• să realizăm toate livrabilele prevăzute;

• să colaborăm cu Beneficiarul și Ministerul Energiei;

• să respectăm termenul de 24 luni sau mai scurt, fără modificarea prețului.

Data: ………

Semnătură: ………

Formular nr. 8

DECLARAȚIE PRIVIND PREVENIREA ȘI EVITAREA CONFLICTULUI DE INTERESE

Subsemnatul(a) ………………………………, reprezentant legal al ………………………………., declar următoarele:

1. Nu mă aflu și nu am fost în ultimele 12 luni în nicio situație care să genereze conflict de interese cu personalul Beneficiarului.

2. Nu există relații de rudenie, afinitate sau relații comerciale între personalul ofertantului și reprezentanții Beneficiarului.

3. Nu am colaborări financiare, contractuale sau administrative care ar putea afecta obiectivitatea procedurii.

4. Mă oblig să notific imediat Beneficiarul dacă apare o astfel de situație.

Data: ………

Semnătura: ………

Formular nr. 9

DECLARAȚIE

Subsemnatul(a) ………………………………, reprezentant legal al ………………………………, declar că ofertantul:

• a luat la cunoștință cerințele Fondului pentru Modernizare;

• va respecta integral Îndrumarul metodologic FM aplicabil beneficiarilor privați;

• va respecta OUG 66/2011, Legea 129/2019 și orice reglementări ulterioare;

• acceptă verificările ME, ale auditorului financiar și ale altor instituții abilitate.

Data: ………

Semnătura: ………

Formular nr. 10

PROCES-VERBAL DE EVALUARE A OFERTELOR

Astăzi, ………………, comisia desemnată de Beneficiar s-a întrunit pentru evaluarea ofertelor depuse în cadrul procedurii competitive pentru achiziția serviciilor de management de proiect – proiect 319971.

1. Oferte primite

1. ……………………………
2. ……………………………
3. ……………………………

2. Verificare conformitate administrativă

S-a verificat existența tuturor documentelor solicitate.

3. Evaluare tehnică (max. 60 pct)

4. Evaluare financiară (max. 40 pct)

Formula: preț minim/preț ofertant × 40

5. Clasament final

1. ……………………… – … pct
2. ……………………… – … pct
3. ……………………… – … pct

SE DECLARĂ CÂȘTIGĂTOR OFERTANTUL:

…………………………………..

Semnături comisie:
…………………………………………

CONTRACT DE PRESTĂRI SERVICII

Servicii de management de proiect
Proiect „Realizare centrala fotovoltaica la nivelul autoconsumului de energie electrica pentru Manastirea Oasa, jud Alba” SMIS 319971 – Fondul pentru Modernizare

I. Părțile contractului

Beneficiar:
Mănăstirea Oașa, cu sediul în str. Oașa, nr.5, comuna Șugag, Sat Tău-Bistra, Județul Alba, reprezentată legal prin Ion-Silviu CABLEA, în calitate de Stareț, denumită în continuare Beneficiar.

Prestator:
………………………………………, cu sediul în …………………………………………, înregistrată la ONRC sub nr. ……………………, CUI ……………………, reprezentată legal prin ……………………, în calitate de ……………………, denumită în continuare Prestator.

Beneficiarul și Prestatorul sunt denumiți în continuare împreună „Părțile”.

II. Obiectul contractului

Obiectul prezentului contract îl constituie furnizarea de servicii integrate de management de proiect, necesare implementării proiectului:

„Realizare centrală fotovoltaică la nivelul autoconsumului de energie electrică pentru Mănăstirea Oașa, județul Alba”, cod 319971, finanțat prin Fondul pentru Modernizare – Programul Cheie 1.

Prestatorul se obligă să furnizeze serviciile conform cerințelor detaliate în Caietul de sarcini, care face parte integrantă din prezentul contract.

III. Durata contractului

1. Contractul intră în vigoare la data semnării de către ambele părți.
2. Durata totală a contractului este de 24 de luni de la semnare.
3. În situația în care proiectul se finalizează înainte de expirarea celor 24 de luni, Prestatorul se obligă să furnizeze integral serviciile contractate, iar valoarea contractului rămâne neschimbată, întrucât remunerația este stabilită pentru pachetul de servicii, nu în funcție de durata efectivă.

IV. Valoarea contractului și condițiile financiare

1. Valoarea totală a contractului este de 59.704,80 lei fără TVA.

2. Plata se va face în tranșe stabilite de comun acord, corelate cu livrarea serviciilor și cu necesitățile proiectului, dupa cum urmeaza:
   
   - 30% din valoarea contractului avans;

   - 35% din valoarea contractului la primirea cererii de prefinantare aferenta proiectului;

   - 35% din valoarea contractului la finalizarea obligatiilor contractuale;

3. Plata fiecărei tranșe se realizează în baza:
   • facturii emise de Prestator;
   • documentelor justificative privind prestarea serviciilor (rapoarte, documente de implementare, PV-uri etc.).
4. Termenul de plată este de maxim 30 zile calendaristice de la acceptarea serviciilor.
5. Toate plățile se vor face prin transfer bancar.

V. Activitățile și responsabilitățile Prestatorului

1. Obiectul Serviciilor. Prestatorul se obligă să furnizeze Beneficiarului servicii de consultanță și management de proiect, structurate pe următoarele direcții de competență:

• A. Management General și Coordonare: Prestatorul va asigura planificarea strategică și actualizarea graficului de activități, organizarea ședințelor de coordonare (cu redactarea minutelor aferente), menținerea canalelor de comunicare permanentă cu Beneficiarul, monitorizarea progresului tehnic și financiar, precum și identificarea și gestionarea proactivă a riscurilor ce pot afecta implementarea proiectului.
• B. Managementul Procedurilor de Achiziție: Prestatorul va asigura suportul tehnic și juridic pentru întreg ciclul de achiziții, incluzând: elaborarea notelor de fundamentare a valorilor estimate, redactarea caietelor de sarcini, pregătirea documentațiilor de atribuire, gestionarea procesului de clarificări, participarea la evaluarea ofertelor și întocmirea întregului set de procese-verbale necesare atribuirii legale a contractelor.
• C. Management Financiar și Rambursare: În sarcina Prestatorului intră elaborarea cererilor de rambursare/plată, verificarea riguroasă a eligibilității cheltuielilor conform ghidurilor de finanțare, colaborarea directă cu auditorul financiar al proiectului și întocmirea rapoartelor financiare periodice solicitate de autorități.
• D. Management Tehnic și Monitorizare: Prestatorul va asigura verificarea conformității documentelor tehnice emise de instalatori/executanți, urmărirea execuției lucrărilor pe teren, asistarea Beneficiarului în cadrul procedurilor de recepție (la terminarea lucrărilor și finală) și elaborarea rapoartelor tehnice de progres.

2. Livrabile și Raportare. În executarea obligațiilor menționate la alin. (V.1), Prestatorul va transmite Beneficiarului următoarele documente obligatorii:

1. Rapoarte de activitate cu frecvență lunară/trimestrială;
2. Registrul de Riscuri actualizat periodic;
3. Dosarele de achiziție complete, în conformitate cu legislația specifică;
4. Documentația suport necesară pentru vizitele de monitorizare ale Ministerului Energiei (ME);
5. Arhiva completă a proiectului (format fizic și electronic), organizată structural.

VI. Obligațiile Beneficiarului

Beneficiarul se obligă să pună la dispoziția Prestatorului toate documentele necesare îndeplinirii obligațiilor contractuale, să asigure accesul acestuia la informațiile relevante privind proiectul, să efectueze plățile în condițiile și la termenele prevăzute în contract și să colaboreze activ cu Prestatorul pe parcursul derulării activităților de achiziție, monitorizare și raportare, în vederea realizării corespunzătoare a obiectului contractului.

VII. Confidențialitatea

Prestatorul se obligă să păstreze confidențialitatea tuturor informațiilor și documentelor la care are acces pe durata derulării contractului, acestea putând fi dezvăluite exclusiv autorităților competente implicate în verificarea proiectului, respectiv Ministerului Economiei, auditorului financiar sau altor structuri de control abilitate, obligația de confidențialitate menținându-se pentru o perioadă de 5 ani de la data finalizării contractului.

VIII. Răspunderea contractuală

Prestatorul răspunde pentru calitatea serviciilor prestate, precum și pentru respectarea termenelor asumate prin contract, iar în situația în care nu își îndeplinește obligațiile contractuale, Beneficiarul are dreptul de a solicita remedierea serviciilor necorespunzătoare sau aplicarea de penalități, acestea fiind calculate în cuantum de 0,1% din valoarea părții neexecutate a contractului pentru fiecare zi de întârziere, fără ca valoarea totală a penalităților să poată depăși 10% din valoarea contractului, Prestatorul fiind, totodată, răspunzător pentru prejudiciile directe cauzate Beneficiarului ca urmare a neexecutării sau executării necorespunzătoare a obligațiilor asumate.

IX. Modificarea contractului

Contractul poate fi modificat numai prin act adițional semnat de ambele părți, fără ca aceste modificări să afecteze natura serviciilor sau să introducă elemente care nu au fost prevăzute inițial, iar orice schimbare privind componența echipei de implementare se face cu notificarea prealabilă și aprobarea expresă a Beneficiarului.

X. Încetarea contractului

Contractul încetează de drept la expirarea duratei pentru care a fost încheiat, precum și la data la care Prestatorul finalizează, anterior termenului de 24 de luni, furnizarea integrală a serviciilor contractate, poate înceta prin acordul părților sau prin reziliere unilaterală de către Beneficiar în cazul nerespectării obligațiilor contractuale de către Prestator și, de asemenea, încetează în situația apariției unor circumstanțe de forță majoră care împiedică definitiv executarea obligațiilor asumate.

XI. Forța majoră

Forța majoră exonerează părțile de răspundere pentru neexecutarea obligațiilor contractuale, cu condiția ca partea care o invocă să notifice cealaltă parte în termen de maximum 5 zile de la apariția evenimentului și să facă dovada existenței acesteia prin certificat emis de Camera de Comerț și Industrie a României.

XII. Soluționarea litigiilor

1. Procedura Amiabilă. Părțile convin ca orice neînțelegere, dispută sau revendicare rezultată din prezentul Contract, referitoare la validitatea, interpretarea, executarea sau încetarea acestuia, să fie soluționată cu prioritate pe cale amiabilă. În acest scop, partea interesată va notifica cealaltă parte, urmând ca reprezentanții autorizați să participe la negocieri de bună-credință în termen de [15] zile calendaristice de la data notificării.
2. Competența Instanței. În situația în care divergențele nu pot fi soluționate prin negocieri directe în termenul stabilit anterior, litigiul va fi supus spre soluționare instanțelor judecătorești competente de pe raza teritorială a sediului/domiciliului Beneficiarului, în conformitate cu normele de procedură civilă în vigoare.

XIII. Dispoziții finale

1. Caietul de sarcini, oferta tehnică și oferta financiară fac parte integrantă din contract.
2. Nicio prevedere din documentele prestatorului nu poate prevala asupra prezentului contract.
3. Contractul a fost încheiat în două exemplare originale, câte unul pentru fiecare parte.

XIV. Semnături

Beneficiar
Mănăstirea Oașa
Reprezentant: Silviu CABLEA
Semnătura: ……………………………

Prestator
……………………………………
Reprezentant: ……………………
Semnătura: ……………………